MENUMENU
一月 232015
 
Portrait of business woman with headset

不少工作出現問題都是源於溝通不足或信息欠明確所致。人們常犯的毛病是認為談話前不需太多準備,卻往往忽略Portrait of business woman with headset
溝通的真正目的,特別是在安排工作及會議時並沒有強調重點或要求,而接收的一方卻以一般態度來對待,這些都是常見的溝通謬誤。

溝通的謬誤
實際而言,溝通是工作中最具意義的事,也是人與人的應有接觸。可是現今各種溝通工具取代了人與人的面談機會,包括透過電郵、MSN、微信、臉書、WhatsApp等互傳信息,但我們對當中的信息是否清楚?同樣地,在工作中員工對相關信息又是否能清楚接收其中的要求?人們常犯的毛病是傳達信息後沒有立刻跟進提問,便假設對方明白自己的要求,實情是對方可能沒有細看,又或是不願發問寧可自己猜度,更甚者是根本沒有正視信息內容。

事實上,不論普通談話或工作會議,有些人往往只述抽象內容和理論,與之對話實在使人疲累。而組織內確實有這類人,引致同事間有不同的反應和處理方式,這些機構內的組織行為,正正反映著各人的行事風格,有人空槍上陣,有人則準備十足。不管如何,談話前做好應有的準備,才能確保達到溝通之目的。

明確話題要求是成功溝通因素
首先須清楚談話的對象是誰,是上司或下屬、同事或外間合作伙伴,不同人的背景及接收能力也有差異,而教育程度高低、經驗多少或其身分都直接影響溝通的效果。因此談話前須為簡明易懂及讓對方留下印象的信息做好準備:

1.認識溝通對象和挑選進行溝通的方式;
2.整理談話資料,特別是要達成溝通之工作目的;
3.除非必須,否則避免出現艱深的談話內容,如專門術語或解說複雜的程序;
4.談話內容要合乎邏輯,以免出現信息前後矛盾;
5.強調重點和信息明確化,例如以數據來表示情況的好壞及其重要性;
6.為加強談話內容,可以準備照片或相關樣辦作例子說明;
7.使用淺白的溝通用語,當然也看談話對象而定;
8.注意對象的利益不可忽視;
9.總結談話內容,主要讓對方明白是次溝通之真正目的,並明確辦事的要求,同時申明個人或團體的立場。

撰文:連龍章
現為IBDS企業發展管理學院執行總監及ERB再培訓局行業委任顧問,從事中小企諮詢工作多年,對職場工作有頗多感受。著作有《中小企困局與出路》 及《珠三角管理實案》等。

>> 以上內容由Recruit提供

 Posted by at 18:49:24